VSK Aarhus registrerer medlemmerne med de oplysninger, der opgives ved indmeldelse, herunder data til on-line kontingent opkrævning. Der indsamles ikke flere oplysninger end nødvendigt i forhold til formålet.

VSK Aarhus registrerer ligeledes klubhverv og tillidsposter i klubben.

Der indhentes børneattest på alle trænere og ledere, der varetager opgaver i forhold til børn under 15 år. De indhentede oplysninger opbevares ikke. 

Der kan registreres oplysninger om et medlems målscore, certifikat niveau i henhold til træner og dommerlicenser m.m. Historiske data fra udøvere (f.eks. antal kampe) og ledere (f.eks. æresbeviser ol.) kan opbevares uden begrænsninger.

Der opbevares skriftlige kontakter med lønnede ledere og trænere i kontraktåret og 5 år efter arbejdets ophør (jf. kontraktopfølgning).

Der opbevares skriftlige aftaler med ulønnede ledere og trænere i kontraktåret og det efterfølgende år af praktiske og administrative hensyn).

Der opbevares medlemsoplysninger i udmeldelsesåret og 3 år efter oprindeligt formål er ophørt (jf. kommunalt krav om dokumentation ved tilskud).

Der opbevares bogføringsbilag i kalenderåret og 5 år og derefter (jf. bogføringsloven).

VSK Aarhus benytter sig af kluboffice og holdsport. Der foreligger en databehandleraftale. VSK Aarhus har ikke ansvar for de enkelte holds anvendelse af facebook og andre sociale medier, men alene klubbens officielle facebooksider.

VSK Aarhus benytter kluboffice til at udsende medlemsblad og væsentlige informationer (herunder indkaldelse til generalforsamling) til alle medlemmer.

VSK Aarhus har følgende retningslinjer i forbindelse med videoer og billeder, der offentliggørelse i klubmedier, herunder hjemmeside:

Der skal indhentes samtykke fra den portrætterede ved portrætbilleder, før billedet lægges på hjemmesiden og de sociale medier.

Ved situationsbilleder – altså billeder, som har til formål at vise en situation eller aktivitet – så kan disse frit lægges på hjemmesiden, hvis de er harmløse. Men hvis situationen kan krænke en person, der er på billedet, skal der indhentes samtykke, før man lægger billedet på hjemmesiden. fx.  billeder fra en klubfest, hvor der er blevet ”fanget” et par sjove situationer.

Ved video skal man have tilladelse fra alle, der ”optræder” til at bruge  materialet officielt i forbindelse med markedsføring

Der kan kun videregives oplysninger om medlemmerne – fx en medlemsliste  – til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over forforeningens medlemmer, ved samtykke fra det enkelte medlem.

Den til enhver siddende formand er dataansvarlig.

VSK Aarhus udsender ligeledes heller ikke markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed til medlemmerne, uden at hvert enkelt medlem på forhånd har givet sit  samtykke